BPMS و سازمان خلاق

(Business Process Management System) 

کدام ابزار برای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی مناسب است؟(ERP یا BPMS)

ERP

مجموعه نرم افزاری از پیش طراحی شده، آماده شده و مهندسی شده است تا فرآیندهای سازمان را اعم از فرآیندهای اتوماسیون اداری و تعاملات اداری و همچنین منابع انسانی و فرآیندهای حوزه لجستیک و مالی سازمان را بتوانند پوشش بدند. البته یک مقدار از میزان بومی سازی و قابلیت انطباق(سازگاری) با فرآیندهای سازمانی را به همراه دارند. در کل دارای چارچوب های مشخصی می باشد.

این مجموعه از نرم افزارها داده های سازمان را در خود ذخیره می کنند و سازمان را به جایی برسانند که یکپارچه سازی داده ای و فرآیند و سیستمی را داشته باشند.

مهتمرین ویژگی  ERP، آزموده شده است(Best Practice):در سازمان های گوناگون با کسب و کارهای گوناگون به کار گرفته شدند(تجربه شدن) و آنچه که نتیجش هست پیشروی شماست.

BPMS

 مجموعه ابزار نرم افزاری است که توسط صاحبان فرآیند(متخصصان داخل سازمان یا کسب و کار شما) طراحی و مهندسی خواهند شد تا فرآیندهای سازمانی طراحی و مکانیزه شود.

چرخه طراحی و مکانیزه کردن فرآیندها

شناسائی فرآیندها -> طراحی فرآیندها -> مدل سازی فرآیندها -> اجرا(با مجموعه ابزارها این فرآیندها مکانیزه می شوند.) -> پایش -> بهینه سازی

در بیشتر کسب و کارها فرآیندهای وجود دارند که از قبل تعرف نشده اند برای این مجموعه از فرآینده راهکار چیست؟

شما بعنوان صاحب کسب و کار باید یک ابزاری داشته باشید که فرآیند کسب و کار خودتان را مدل کنید و اجرا و پایش و بهینه سازی کنید(چرخه مکانیزه سازی).

نکته: BPMS و ERP با همدیگه قرار است راهکار مطلوب برای کسب و کار شما برای مکانیزه کردن همه فرآیندهای(فرآیندهی خاص + فرآیندهای عام) کسب و کارتان باشد. 

سازمان با ارزش

سازمان های که از فناوری اطلاعات کردند به ارزش بیشتری دست پیدا کرده اند

عوامل ارزش یک سازمان از قسمت های زیر تشکیل شده است:

1- تجربه مشتریان: افزایش سرعت و کیفیت - همکاری در اجرای فرآیند

مشکل: افزایش تجربه خوب مشتری

راه حل:  استفاده از سیستم BPMS

2- تجربه کارکنان: هیچ کدام از کارکنان سازمان نمی خواهند اشتباه بکنند.

مشکل: عوامل اشتباه کارکنان سازمان: عدم توجه به قوانین، پیچیدگی فعالیت، کمبود آموزش، کارهای تکراری

راه حل: استفاده از سیستم BPMS

3- تجربه سازمان: پایش فرآیندهای سازمانی(کار که تولید شده - کی انجام شده؟ - خروجی در گزارش ساز)

راه حل: استفاده از سیستم BPMS

چرخه عمر BPM:

 

1- شناسائی فرآیند(process identification): خروجی معماری فرآیندها(لیستی از فرآیندها)

 

2- کشف فرآیند(process discovery): خروجی مدل های فرآیندی وضع موجود

 

3- آنالیز فرآیندها(Process Analysis): خروجی

 

4- طراحی مجدد فرآیند(process redesign): خروجی بهبود فرآیندها

 

5- اجرای فرآیند(Process Implementation):

دو روش اصلی برای اجرای فرآیندها وجود دارد:

  1- روش اجرایی: نوشتن روش اجرایی که ضمانت اجرایی ندارد

  2- فرآیندها مکانیزه شود:ضمانت اجرایی می دهد

      دو روش برای مکانیزه وجود دارد:

           1- برنامه نویسی

           2- استفاده از نرم افزارهای (BPMS)

 

6- کنترل و مونیتورینگ فرآیند(Process monitoring and controlling):

فرآیندها را بر اساس KPI های که وجود دارد فرآیندها را مورد نظارت قرار می دهیم.

فواید و مزایای مدلسازی

یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. 

1- ایجاد شفافیت و تفاهم بین ذینفعان

2- یک ابزار کمک آموزشی

3- مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و رفرنس مدل ها

4- شبیه سازی

5- به عنوان ابزار پایه جهت شناسایی فرصت هایی اساسی برای بهبود فرآیندها

روش های مدلسازی:

60 درصد فرآیندها در دو سال تغییر می کند.

1- مشاهده مستقیم

2- مصاحبه ها

3- تحقیق میدانی

4- کارگاههای ساختار یافته: در زمان بسیار کوتاه تمام فرآیندها را مدل کنیم - تکنیک های که داخل مصاحبه داریم + تکنیک کارگاههای ساخت یافته

5- کنفرانس های بر مبنای وب

مزیت رقابتی در سازمان ها نیروی انسانی و اموال نمی باشد.

مزیت رقابتی در سازمان فرآیندها هستند!

(فرآیندهای که مدل شدن و اجرا می شوند و بهبود پیدا می کنند)

 

شناسنامه فرآیندها:

مدل سازی فقط کشیدن نمودار BPMN نیست شما باید یک سند دیگری داشته باشید به نام شناسنامه فرآیند.پ

 

استاندارهای مدل سازی فرآیندها:

1- BPMN

2- FLOW CHARTING

3-SWIM LENS

4-VALUE CHAIN

5-IDEF-0

6- UML

7- EPC

عناصر BPMN

1- خطوط شناور یا مسیرهای جریان(swim lanes)

مراحل کار

گام 1- ایجاد Pool:

ساخت Horizantal Pool: اسم فرآیند بدون کلمه فرآیند بر روی Pool بگذارید.  مثل: پذیریش مقالات در فصلنامه

گام 2- ایجاد Lane:

ساخت Lane: فرآیند توسط یکسری از افراد انجام می شود که به آن Lane می گویم. مثل: متقاضی

laneها شامل واحدهای سازمانی، پست های سازمانی، نقش های سازمانی،واحدهای سازمانی، کمیته ها و شورای ها و مواردمثل این هستند.

مثلا در "فرآیند پذیرش مقالات در فصلنامه":  داور و هیات تحریریه باید نقش داشته باشد. و با تایید کننده مقاله

 متقاضی و تایید کننده نه سمت و نه واحد به این ها می گویم Position  

نکته: امکان دارد یک فرآیند با موجودیت بیرون از سازمان ارتباط داشته باشد مثل مشتری، تامین کننده، استانداری ، شهرداری هر موجودیت خارجی که سازمان با آن ارتباط دارد آن موجودیت خارجی را به شکل Pool نمایش می دهیم منتها بدون جزئیات.!!!

بنابراین از Pool فقط برای نمایش فرآیند استفاده نمی کنیم برای نمایش شرکای تجاری استفاده می کنیم(Participant) سازمان ها یا افرادای که این فرآیند باهاشون ارتباط داره.

به مجموعه Pool و Lane می گویم swim Lanes(Pool + Lane + Lane + ...)

2- مصنوعات(Artifacts)

1- Task: مثل ثبت مقاله

2- Connecting Objects: خطوط ارتباطی

    - Sequence Flow: ارتباط بین Taskها

    - Message Flow: ارتباط یک Pool با یک Pool دیگر 

    - Association Flow: ارتباط Artifacte ها با نمادها

 

3- Flow Object(بحث اصلی BPMN)

1- Event:رخدادهای میانی که وسط فرآیندها استفاده می کنیم و فرآیند را تا زمان وقوع این رخداد به حالت Suspend و تعلیق در می آوریم. پیشامدی که در طی یک فرآیند روی می دهد و بر جریان فرآیند تاثیر می گذارد.

Timer: وقفه زمانی: برای ایجاد یک وققه زمانی وسط فرآیند

Massage: از بیرون فرآیند یک پاسخی باید دریافت کنیم(پاسخ تاییدیه)

2- Activity:واژه عمومی برای کاری که در فرآین انجام می شود.

task هم یک فعالیت است ولی چرا نمی گویم Task؟

چون ما هم task داریم و هم Sub Process(زیر فرآیند)

3- Gateway

برای تصمیم گیری(decition) و منشعب کردن(forking)، ترکیب کردن(merging) و بهم پیوستن(joining) 

Event Start:  این نوع شروع فرآیند معمولا از طریق دستی  و توسط یک کاربر داخلی می باشد.

یک فرآیند می تواند دارای چند استارت باشد.